12 maneiras de maximizar o tempo e a vida

Minha experiência nos negócios me ensinou uma coisa verdadeira: maximizar a produtividade, a felicidade, a paz ou o impacto pode ser melhor realizado se você entender claramente as 12 regras do tempo.

1. Tenha objetivos

Ser mais eficiente com o seu tempo é irrelevante se você não sabe como deseja gastá-lo. Ao gerenciar o tempo, a bússola é mais importante que o relógio. Saiba para onde você quer ir e gaste seu tempo com as coisas que o levam até lá.

Muitas pessoas gastam energia tentando ser mais eficientes sem antes fazer o que é importante: estabelecer metas. É como se perder no caminho para uma nova cidade. Dirigir mais rápido não ajuda se você estiver indo na direção errada. Descubra em que direção seguir e siga por esse caminho.

Depois de preparado, sua lista de objetivos revelará o que é importante para você.

2. Analise como você gasta seu tempo

É sempre bom saber como você está gastando seu tempo agora. Você pode acompanhar isso configurando um timer para disparar a cada 15 minutos; sempre que parecer, anote exatamente o que está fazendo. Como alternativa, divida seu dia em blocos de 15 minutos e registre cada atividade que você faz.

Depois de ter seus registros de tempo, examine-os. Como eles se comparam aos seus objetivos? Você está gastando tempo onde estão suas prioridades?

3. Mantenha uma lista de tarefas

Isso parece simples demais, mas realmente é a base de todos os sistemas de gerenciamento de tempo. Sua lista de tarefas pode ser eletrônica, em papel elegante, encadernada em um caderno ou em uma folha solta. A chave é ter tudo o que você deseja realizar em uma lista. Minha lista de tarefas pendentes pode conter um item de uma linha, como "escrever relatório anual", que me refere a um arquivo muito maior ou até a uma caixa de arquivo desse item.

4. Priorize sua lista

Depois de ter a lista, determine quais são os itens importantes. Marque-os com um marcador, uma caneta vermelha ou de qualquer outra maneira que os destaque.

Às vezes, acho que minha lista de tarefas é muito grande. Cada item da lista chama "preste atenção em mim!", Mesmo que a maioria deles não tenha sido destacada como importante. Nesses casos, pego uma folha de papel em branco, abro minha lista de tarefas e escrevo apenas os três ou quatro itens mais importantes. Esses são os únicos a focar.

5. Controlar a procrastinação

Eu uso vários truques para quebrar qualquer tendência persistente de procrastinar. Por exemplo, gosto de ter uma cópia impressa da minha lista de tarefas digitais. Eu o reimprimo a cada poucos dias, à medida que novos itens são adicionados e outros são descartados. É nesses momentos que procuro os itens que marquei como de alta prioridade, mas que ainda não estão sendo concluídos.

As pessoas costumam dizer que tenho um grande autocontrole. Na verdade, porém, muito disso é controle do ambiente. Eu controlo meu ambiente para eliminar coisas que eu poderia usar para procrastinar. Tire os jogos do computador, por exemplo, venda sua TV e livre-se dos trabalhos ocupados que você usa para evitar as tarefas importantes.

Eu desenvolvi um hábito eficaz que me ajudou a me livrar da procrastinação: "Faça a pior coisa primeiro". No começo de cada dia, faço a única tarefa que está me causando mais estresse e que não tenho terminado. Às vezes, dou apenas um quarto de hora - com base na teoria de que posso suportar qualquer coisa por 15 minutos. Freqüentemente é esse pequeno impulso que me interrompe.

Se ainda me procrastino, reviso meus motivos para definir uma meta. Para criar motivação extra para concluir uma tarefa, reforço as razões pelas quais isso deve ser feito. Da mesma forma, muitas pessoas se recompensam por concluir um trabalho.

6. Organize

Organização e gerenciamento de tempo estão vinculados. Acho que faço coisas importantes quando tenho todas as ferramentas necessárias para realizar o trabalho.

O oposto da organização - caos, desordem, desorganização - geralmente leva a trabalhos ocupados. Se sua mesa estiver alta, cada pedaço de papel diz "olhe para mim". Você pode acabar fazendo muito trabalho sem chegar a coisas importantes.

7. Delegar

Uma maneira de expandir seu tempo é conseguir que outros o ajudem. A chave da delegação é entregar as tarefas que outras pessoas possam executar significativamente mais rápido ou mais facilmente do que você.

Se você está protestando que não tem ninguém trabalhando diretamente para você a quem você pode delegar tarefas, não há problema. Considere delegar a um colega, um superior, um fornecedor ou mesmo um cliente. Trate a delegação como rede: quem na sua rede seria o melhor para o trabalho?

Em alguns casos, você precisará investir antecipadamente para treinar alguém para que ele possa assumir uma tarefa sua. As economias de longo prazo geralmente valem o tempo e os custos iniciais.

Após a delegação, lembre-se de agradecer adequadamente. Você pode pensar que as pessoas se ressentiriam de serem delegadas, mas exatamente o oposto é verdadeiro. As pessoas gostam de ser perguntadas, especialmente se é para fazer algo em que elas são boas.

8. Master truques de eficiência

O melhor truque que encontrei é "O poder dos tempos". O que você pode fazer enquanto dirige? Enquanto você anda? Enquanto você limpa? Enquanto você assiste TV? Sou um grande defensor das fitas de áudio e ouço com freqüência fitas enquanto faço outra coisa.

Sendo uma pessoa techno, eu amo todo o software da organização que me permite manter meus contatos, listas de tarefas e compromissos. Também uso aparelhos como celulares, email sem fio e assistentes digitais pessoais. O bom uso da tecnologia pode economizar um tempo valioso.

9. Não há problema em dizer não

Dizer "Não" pode ser a ferramenta de tempo mais poderosa que você pode dominar. Quando alguém lhe pede para fazer algo, pergunte-se o quanto isso é importante. Isso ajuda você a atingir seus objetivos? É uma tarefa em que você seria melhor do que a maioria das pessoas? Nem sempre procure motivos para sair das coisas, mas seja estratégico sobre o que você enfrenta.

Isso não significa que eu sempre digo não quando solicitado a ajudar. Mas se eu digo não, sou sempre educado e educado, e tento sugerir outra pessoa que faria bem o trabalho.

10. Foco

Comprometer 100% do foco e concentração em uma tarefa de cada vez pode ser muito poderoso. Elimine distrações. Concentre-se na tarefa. Quando você está devidamente organizado e preparado, quando sua energia e seu poder são altos, geralmente você pode concluir uma tarefa em 20% do tempo que levaria quando estivesse distraído ou aberto à interrupção.

11. Crie seu banco de eficiência

Alta eficiência não é possível se você não cuidar de si mesmo. Coma direito, faça exercícios, durma bem e beba moderadamente. Mamãe sabia melhor: todas as coisas que ela disse que eram boas para você também são melhores para sua eficiência.

Eu também acredito que a meditação pode ser uma ótima maneira de aumentar sua eficiência. Pode ser meditação transcendental, Zen, ou apenas encontrar uma maneira de entrar em um estado relaxado que permita que você se concentre na tarefa que deve realizar. Não importa como você faz isso, recarregar suas baterias permite que você faça mais durante os momentos em que você precisa estar no seu melhor.

12. Cuide-se

Não é possível estar "ligado" o tempo todo. Aproveite o tempo necessário para cuidar de si mesmo - corpo e alma - para que você possa atingir o máximo de eficiência quando necessário. Tenha uma lista de coisas que você gosta de fazer. Descubra quais atividades o energizam e gaste mais tempo realizando-as. Isso lhe dará força e energia para ser mais produtivo quando você voltar ao trabalho.

Finalmente, uma palavra de conselho. Se, depois de ler até aqui, você se sentir um pouco sobrecarregado, sugiro que você volte para a Regra 1 e adicione paz (contentamento) à sua lista de objetivos. A gestão do tempo não se resume a adicionar estresse; trata-se de lhe dar tempo para ser a pessoa que você realmente deseja ser.